Geschäftsbedingungen (alte Version)
Geschäftsbedingungen
Vorbemerkung
Die PrivatVerrechnungsStelle der Ärzte in Niedersachsen (PVS) ist eine auf berufsständische Grundlage gebildete Vereinigung. Der satzungsmäßigen Aufgabenstellung und Ihrem Wesen als Selbsthilfeeinrichtung der in ihr zusammengeschlossenen Mitglieder entsprechend, dient die PVS der unmittelbaren wirtschaftlichen Förderung ihrer Mitglieder.
Die PVS will ihre Mitglieder weitgehend von Arbeiten entlasten oder befreien, welche mit ihrem eigentlichen Aufgabenbereich, dem Dienst an der Volksgesundheit, nichts zu tun haben.
Die PVS ist keine Einziehungsstelle für säumige Schuldner.
Nach § 7 der Satzung haben die Mitglieder das Recht, die Einrichtungen des Vereins in Anspruch zu nehmen. Das Mitglied bestimmt selbst, inwieweit es sich der Hilfe der PVS im betrieblichen Buchführungs- und Rechnungswesen bedienen will.
Umfang der Dienstleistungen der PVS
Die Hilfe im betrieblichen Buchführungs- und Rechnungswesen umfasst:
die Honorarberechnung,
das Schreiben der Liquidationen,
Erstellung des Nachweises über die Rechnungsausgänge, buchmäßige Erfassung der Zahlungseingänge, Nachweis über die Abwicklung der Honorarforderungen, die laufende Überwachung der Honorarforderungen, die Bearbeitung der Ratenzahlungs- und Stundungsgesuche und dergleichen.
Die Beschränkung der Inanspruchnahme auf abgrenzbare Teil-Dienstleistungen der PVS
a) nur Honorarberechnung,
b) Honorarberechnung, Schreiben der Liquidationen auf Rechnungsvordrucken des Mitgliedes und Erstellung des Rechnungsausgangs-Nachweises
ist möglich.
Nachstehende Geschäftsbedingungen bilden die Grundlage für den Geschäftsverkehr zwischen der PVS einerseits und den ihr beigetretenen Ärzten andererseits.
I. Abrechnungsverfahren
Die PVS bearbeitet die ihr übergebenen Honorarforderungen schnell, gewissenhaft, mit dem den Patienten gegenüber gebotenen Takt und unter Beachtung der verkehrsüblichen Sorgfalt. Die Art der rechnungsmäßigen Abwicklung bleibt grundsätzlich der PVS überlassen; sie wird sich aber weitgehendst den Wünschen und den betrieblichen Belangen der Mitglieder anpassen.
Krankenblatt
Zur Aufzeichnung und Berechnung der Leistungen werden den Mitgliedern Krankenblätter (Rechnungsblätter) übergeben. Für jeden Patienten ist ein Blatt auszufüllen.
Eine Übertragung der Aufzeichnungen auf die von der PVS zur Verfügung gestellten Krankenblätter kann entfallen, wenn das Mitglied eigene Vordrucke verwendet, aus denen die Angaben über den Zahlungspflichtigen, den Behandelten, Diagnose und die Gebührenziffern der ärztlichen Leistungen hervorgehen.
Die Krankenblätter (einfach) können der PVS jederzeit zur Rechnungsstellung übergeben werden. Im Hinblick auf die Erstattungspflicht der privaten Krankenversicherungen ist es angebracht, die Rechnungen nicht später als 1/4 Jahr nach Behandlungsabschluss einzureichen. In eiligen Fällen können auch einzelne Blätter übergeben werden.
Rechnungen an Mitglieder der Krankenversorgung der Bundesbahnbeamten (KVB), an Berufsgenossenschaften, Angehörige der Bundeswehr und Polizei werden von der PVS nach den Vertragssätzen aufgestellt.
Abrechnungsblatt (Rechnungsausgangs-Nachweis)
Aufgrund der Krankenblätter werden die Rechnungen geschrieben. Über die versandten Rechnungen erhält das Mitglied als Bestätigung ein Abrechnungsblatt (listenmäßige Übersicht), aus dem Rechnungsempfänger, Rechnungsbeträge, Rechnungsnummern und Rechnungsdaten, Gesamthonorarsumme und der berechnete Verwaltungskostenbeitrag zu ersehen sind.
Kontoauszug (Abrechnung)
Die an die PVS geleisteten Zahlungen der Patienten werden unter Nennung der Namen und der Rechnungsnummern im Kontoauszug erfasst. Die Kontoauszüge werden vierteljährlich zur Verfügung gestellt. Am Vierteljahresende nennt der Kontoauszug neben den Gutschriften und Lastschriften auch die Summe der bei Abschluss des Kontos noch ausstehenden (unbezahlten) Forderungen an die Patienten. Am Ende jeden Monats werden Abschläge auf das vorhandene Guthaben und zum Quartalsende das gesamte Guthaben an das Mitglied überwiesen. Abrechnungen, Aufstellungen, Auszüge usw. gelten als genehmigt, falls nicht innerhalb einer Frist von 4 Wochen Einwendungen geltend gemacht werden.
DZ-Auszug (Direktzahlungen, Honorarerlasse und Honorarstreichungen)
Werden vom Mitglied ausnahmsweise Zahlungen von Patienten entgegengenommen, die eine Rechnung von der PVS erhielten, so sind diese Zahlungen umgehend der PVS mitzuteilen. Kartenvordrucke hierfür stellt die PVS zur Verfügung.
Wenn Honorarforderungen ganz oder teilweise erlassen werden, ist die PVS sofort zu verständigen (Kartenvordruck).
Die an das Mitglied geleisteten Direktzahlungen, Honorarerlasse, Honorarstreichungen und die an die Rechtsschutzstelle zur gerichtlichen Einziehung übergebenen Forderungen werden durch den DZ-Auszug nachgewiesen.
Mahnungen
Nach Ablauf der in der Rechnung genannten Zahlungsfrist wird zunächst höflich an die Zahlung erinnert; später wird energisch gemahnt – immer aber werden hierbei die besonderen Wünsche der Mitglieder berücksichtigt und bei den Patienten gesammelte Erfahrungen beachtet
Gerichtliche Einziehung von Honorarforderungen
Die gerichtliche Einziehung von Honorarforderungen gehört nicht zu den Aufgaben der PVS. Werden derartige Maßnahmen erforderlich, werden die Forderungen, soweit das Mitglied keine gegenteiligen Anweisungen erteilt, der
Rechtsschutzstelle der Ärzte-,
Zahnärzte- und Tierärzteschaft
Hannover
übergeben.
Mit der letzten außergerichtlichen Mahnung (Ankündigung der gerichtlichen Einziehung) erhält das Mitglied eine Mitteilung darüber, dass der Patient nicht gezahlt hat. Die Benachrichtigung ist gleichzeitig Anfrage, ob gerichtliche Schritte eingeleitet werden sollen und wie weit das Verfahren im Einzelfall durchgeführt werden soll.
II. Aufbringung der Mittel zur Deckung der Verwaltungskosten der PVS
Die Finanzierung der Tätigkeit des Vereins wird durch einen Mitgliedsbeitrag und einen Verwaltungskostenbeitrag, deren Höhe von der Hauptversammlung festgesetzt werden, sichergestellt.
Die PVS arbeitet nach dem Kostendeckungsprinzip. Nicht zur Deckung der Kosten benötigte Verwaltungskostenbeiträge werden nach Bildung einer angemessenen Betriebsmittelrücklage am Jahresende nach den Weisungen der Hauptversammlung an die Mitglieder erstattet.
Mitgliedsbeitrag
Jedes Mitglied hat einen monatlichen Mitgliedsbeitrag im Sinne des § 8 Abs. 1 des Körperschaftssteuergesetzes zu entrichten.
Aus Vereinfachungsgründen wird der monatliche Mitgliedsbeitrag dem Mitglied im 1. Vierteljahr für das laufende Jahr auf dem Abrechnungskonto belastet
Verwaltungskostenbeitrag
Für die Hilfe im betrieblichen Buchführungs- und Rechnungswesen wird ein prozentualer Verwaltungskostenbeitrag von der Summe der eingereichten Honorarforderungen einbehalten.
Der Verwaltungskostenbeitrag wird dem Abrechnungskonto des Mitgliedes nach dem Versand der Honorarrechnungen belastet.
Die einzelnen Bezirksstellen sind berechtigt, mit Zustimmung des Vorstandes der PVS, für den eigenen Bereich durch Beschluss Sonderregelungen zu treffen, wenn
a) Rechnungen mit einem besonders niedrigen Durchschnitt oder
b) nur Honorarforderungen übergeben werden, die bereits vom Mitglied selbst ohne Erfolg in Rechnung gestellt worden waren oder
c) andere wichtige Gründe für eine unzureichende Kostendeckung vorliegen.
Die genehmigten Beschlüsse werden für den Bereich der jeweiligen Bezirksstelle Gegenstand dieser Geschäftsbedingungen.
Mit dem Verwaltungskostenbeitrag sind die Ausgaben für die Bearbeitung, für Drucksachen, Formulare, Porti, Nachnahmegebühren, Einwohnermeldeamtsgebühren sowie für das außergerichtliche Mahnverfahren abgegolten.
III. Abschlag an Mitglieder
Abschlag
Die PVS kann auf Antrag und im Rahmen ihrer verfügbaren flüssigen Mittel auf neu eingereichte Honorarforderungen und auf die Außenstände an unbezahlten Honorarforderungen einen Abschlag bis zur Höhe von 80 % zahlen.
Von Abschlägen sind Forderungen ausgenommen, die das Mitglied bereits selbst ohne Erfolg in Rechnung gestellt hat.
Zinsen werden für die Abschläge nicht berechnet.
IV. Geldverkehr
Für jedes Mitglied wird bei der PVS mindestens ein Konto angelegt. Die PVS zahlt den Mitgliedern die entstandenen Geldforderungen wie folgt:
- Abschlag
- Monatliche Guthabenauszahlung
- Quartalsweise Guthabenauszahlung
Die PVS leistet die Zahlungen nur bargeldlos, d.h. durch Überweisung auf eine bei einem deutschen Kreditinstitut bestehende Kontoverbindung des Mitglieds.
V. Willenserklärungen und Aufträge
Alle Willenserklärungen, Anzeigen, Aufträge usw. sind für die PVS nur verbindlich, wenn sie ihr rechtzeitig in schriftlicher Form zugegangen sind. Für nicht in deutlicher, schriftlicher Form zugegangene Aufträge usw. sowie für Fehler, Irrtümer oder Missverständnisse im telegrafischen, telefonischen usw. Verkehr kann die PVS für die ordnungsgemäße und rechtzeitige Ausführung keine Gewähr übernehmen.
Auskünfte und Empfehlungen jeder Art erteilt die PVS nach bestem Wissen unter Ausschluss jeder Verantwortlichkeit und Haftung. Eine stillschweigende Haftungsübernahme ist ausgeschlossen
Datenschutzgrundverordnung seit dem 25.05.2018
Die beigefügte „Ergänzung zu den vertraglichen Vereinbarungen des Geschäftsbesorgungsverhältnisses an das neue Datenschutzrecht mit Wirkung vom 25.05.2018“ gilt seit dem 25.05.2018
Ergänzung zu den vertraglichen Vereinbarungen des Geschäftsbesorgungsverhältnisses an das neue Datenschutzrecht mit Wirkung vom 25.05.2018
Präambel
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt seit dem 25.05.2018 auch in Deutschland. Zum gleichen Datum trat eine Vielzahl von Änderungen gesetzlicher Regelungen für den Datenschutz in Kraft, insbesondere ein völlig neu gestaltetes Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Weitere Änderungen sind vom Gesetzgeber angekündigt, aber noch nicht erlassen worden.
Da dieses Dokument zugleich der Beschreibung des Abrechnungsprozesses mit der PVS dient, sollten Sie dieses Ihren Nachweisen zu Ihrem Verarbeitungsverzeichnis hinzufügen, um es im Falle einer Nachfrage der Datenschutzbehörden oder den Patienten gegenüber transparent machen zu können. Alle wesentlichen Inhalte können Sie auch in der Transparenzerklärung der PVS auf unserer Website unter www.pvs-niedersachsen.de/transparenz abrufen.
Um Ihnen den Umgang mit der DSGVO in der Praxis zu erleichtern, wollen wir den Abrechnungsprozess mit Ihnen in gemeinsamer Verantwortung gemäß den Vorschriften des Art. 26 Abs. 3 DSGVO gestalten (Joint Controlling). Gemeinsam legen wir daher die Zwecke und die Mittel zur Verarbeitung der Patientendaten zu Abrechnungszwecken fest. Der Betroffene kann bezüglich dieses Prozesses seine aus der DSGVO resultierenden Rechte gegenüber jedem von uns als Verantwortliche Stelle geltend machen.
Formulare und Informationen für Patienten
Es gelten die an die DSGVO seit dem 25.05.2018 angepassten Formulare für die Einwilligungserklärungen der Patienten. Da zwischen den zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder leider in einigen für den Gesundheitsbereich wichtigen Fragen noch keine Einigung besteht, haben wir uns entschieden, auf die Einholung dieser Einwilligungen trotz geänderter Gesetzeslage zunächst nicht zu verzichten. Wir gehen aber weiter davon aus, dass Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Patientendaten durch Ihre Praxis der jeweilige Behandlungsvertrag gem. § 630a BGB ist und dieser bereits gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h i.V.m Art. 9 Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1b BDSG auch die Weitergabe aller für die Abrechnung mit dem Patienten notwendigen Daten an die PVS ermöglicht.
Wie bisher auch, bleibt es daher in Ihrer alleinigen Verantwortung, alle Ihre Patientinnen und Patienten auf nachweisbare Weise über die in Ihrer Praxis stattfindenden Datenverarbeitungen zu informieren (Musterinformation zum Datenschutz KBV) und die von uns zur Verfügung gestellten Muster-Einwilligungserklärungen, versehen mit Ihrem Praxisstempel, von jedem Patienten vor Weitergabe der Daten an uns, unterschreiben zu lassen. Die Dokumentation der Einwilligung des Patienten haben Sie mit der Patientenakte zu verwahren und auf Verlangen jederzeit an uns oder gegebenenfalls auch an eine Aufsichtsbehörde zu übermitteln.
Eine digitale Verwahrung ist möglich, wenn Sie die aktuellen Vorgaben zum beweissicheren Scannen einhalten. Dabei sind die Sicherheitsziele „Integrität“, „Authentizität“, „Lesbarkeit“ „Vollständigkeit“, „Nachvollziehbarkeit“, „Verfügbarkeit“, „Verkehrsfähigkeit“, „Vertraulichkeit“ und „Löschbarkeit“ einzuhalten. Die Information des Patienten müssen Sie gegebenenfalls nachweisen können, z.B. durch Vermerk in der Patientenakte oder Bestätigung durch Ihr Personal. Eine Veröffentlichung auf der Website, ein Aushang in der Praxis oder das Auslegen dieser Dokumente allein reicht dagegen nicht aus, kann aber ergänzend vorgenommen werden, was wir Ihnen auch empfehlen.
Erhebung und Übermittlung von Abrechnungsinformationen an die PVS zur Erfüllung des Behandlungsvertrages
Legen zwei oder mehr Verantwortliche gemeinsam die Zwecke der und die Mittel zur Verarbeitung fest, so agieren sie als „gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche (Art. 26 DSGVO)“. Damit ein Betroffener die aus der DSGVO resultierenden Rechte gegenüber jedem Einzelnen der Verantwortlichen geltend machen kann, bedarf es einer konkreten Festlegung der Zwecke und Zuständigkeiten.
Ihre Verantwortlichkeit
Die Erhebung und Verarbeitung von Daten durch Sie erfolgt zu Zwecken der Heilbehandlung und im Rahmen der Durchführung des Behandlungsvertrages. Dies sind insbesondere Name, Geburtsdatum, Anschrift, Diagnose, Gesundheitsdaten, der Untersuchungs- und Behandlungsdaten sowie abrechnungsrelevanten Daten des Patienten. Ihre Datenverarbeitung dient in erster Linie Zwecken der Dokumentation einer Diagnose und der Behandlung des Patienten. Ebenso können der Verlauf der Therapie, die Krankengeschichte, Vorbefunde, Medikamentenpläne oder Aufnahmen verarbeitet werden. Darüber hinaus werden von Ihnen Daten erhoben, um Termine zu verwalten und mit dem Patienten kommunizieren zu können. Soweit Sie solche Daten nicht zu Abrechnungszwecken an die PVS weitergeben oder sie im Rahmen der (gegebenenfalls gerichtlichen) Begründung einer Rechnung auch für die PVS erforderlich sind, bleiben ausschließlich Sie für alle Datenverarbeitungen verantwortlich. Insoweit bleibt Ihre Praxis allein Verantwortliche Stelle der Datenverarbeitung und Ansprechpartner für den betroffenen Patienten (s. hierzu auch Ziff. 1).
Verantwortlichkeit der PVS
Zur ordnungsgemäßen Abrechnung von Privatleistungen des Behandlungsvertrages ist es darüber hinaus erforderlich, zur Erstellung der Rechnungen und ihrer Verwaltung, sowie gegebenenfalls der Weiterleitung von Forderungen an die PVS Daten zur weiteren Verarbeitung an die PVS weiterzugeben. Bei Vorliegen der Voraussetzungen werden die erforderlichen Daten zudem auch zum Zweck der Vorfinanzierung ärztlicher Honorarrechnungen, sowie des Forderungseinzugs an die PVS weitergegeben.
Die PVS erstellt eine Honorarrechnung aus privatärztlicher Behandlung auf Grundlage der jeweils geltenden Gebührenordnungen anhand der vollständig von Ihnen übermittelten Patienten- und Behandlungsdaten zu den abrechnungsfähigen Leistungen. Dabei müssen zum Zwecke der Rechnungsstellung insbesondere Name, Geburtsdatum, Anschrift, Diagnose, Untersuchungs- und Behandlungsdaten des Patienten an uns weitergegeben werden.
VII. Allgemeines
Gerichtsstand ist der Sitz des Vereins.
Erfüllungsort für beide Teile sind die Geschäftsräume der zuständigen Bezirksstelle.
Bei Beendigung der Mitgliedschaft wickelt die PVS die noch unbezahlten Honorarforderungen ab, soweit nichts anderes vereinbart wird.
Zum Zeitpunkt der Beendigung der Mitgliedschaft bestehende Forderungen der PVS werden sofort fällig.
Bekanntmachungen jeder Art werden im Niedersächsischen Ärzteblatt und im Mitteilungsblatt der Zahnärztekammer und der KZV Niedersachsen veröffentlicht oder durch Rundschreiben bekannt gegeben.
Beschlossen am 17.12.1969 durch die Hauptversammlung der PrivatVerrechnungsStelle der Ärzte und Zahnärzte in Niedersachsen. Zuletzt geändert am 04.05.2019 durch den Vorstand der PVS Niedersachsen.
