Satzung, Geschäftsordnung und Geschäftsbedingungen
Satzung
§ 1 Name und Sitz
Die „PrivatVerrechnungsStelle der Ärzte in Niedersachsen“ ist ein rechtsfähiger Verein kraft Verleihung (§ 22 BGB). Er hat seinen Sitz in Hannover.
§ 2 Zweck und Aufgaben
Zweck des Vereins ist die Wahrung der beruflichen, wirtschaftlichen und sozialen Interessen der in ihm zusammengeschlossenen Ärzte, soweit diese Aufgaben nicht von den zuständigen Kammern als Körperschaften öffentlichen Rechts übernommen worden sind.
Demgemäß tritt der Verein ein:
- für die Unabhängigkeit des Arztes in seiner Berufsausübung und die freie Arztwahl,
- dafür, dass die Heilbehandlung grundsätzlich der freiberuflichen Tätigkeit vorbehalten bleibt,
- für eine gerechte und angemessene Vergütung der ärztlichen Leistung,
- für die Abrechnung der Ärzte gegenüber den Krankenversicherungen, deren Mitgliedern und den Privatpatienten,
- für die Hilfe im betrieblichen Buchführungs- und Rechnungswesen,
- für die Beratung der Mitglieder in beruflichen und wirtschaftlichen Fragen ihrer Privatpraxis, um sie vor Nachteilen zu bewahren.
Die Tätigkeit des Vereins ist ein Beitrag auf dem Gebiet des Gesundheitswesens und erfolgt unter Ausschluss jeden wirtschaftlichen Erwerbszwecks.
§ 3 Gliederung
Der Verein gliedert sich in Bezirksstellen.
§ 4 Mitgliedschaft
(1) Mitglied des Vereins kann jeder Arzt und jede ärztliche Berufsausübungsgemeinschaft im Bundesgebiet werden. Mitglieder des Vereins können auch Vereinigungen sein, die eine bestimmte Fach- oder Berufsgruppe von Ärzten vertreten, sofern diese Vereinigungen sich kooperativ dem Verein anschließen. Auch Krankenhäuser und Medizinische Versorgungszentren können Mitglieder werden.
(2) Institutionelle Mitglieder üben ihre Mitgliedschaftsrechte durch ihren gesetzlichen Vertreter oder eine bevollmächtigte natürliche Person aus.
§ 5 Aufnahme
(1) Mitglieder bedürfen der Aufnahme durch den Verein. Ein Anspruch auf Aufnahme besteht nicht.
(2) Über den Aufnahmeantrag entscheidet der Vorstand der örtlichen Bezirksstelle, bei der die Aufnahme erfolgen soll. Die Aufnahme kann nur abgelehnt werden,
- wenn die Voraussetzungen des § 4 Abs. 1 nicht erfüllt sind,
- wenn Gründe vorliegen, die einem Mitglied gegenüber dessen Ausschluss rechtfertigen würden.
§ 6 Beendigung der Mitgliedschaft
(1) Die Mitgliedschaft endet durch:
- freiwilligen Austritt,
- Fortfall der Beitrittsvoraussetzungen (§ 4),
- Tod,
- Ausschluss.
(2) Der freiwillige Austritt erfolgt mit sechsmonatiger Frist zum Jahresende durch schriftliche Erklärung.
(3) Ein Mitglied kann durch den Vorstand seiner örtlichen Bezirksstelle oder den Vereinsvorstand wegen grober Verletzung der Vereinsinteressen ausgeschlossen werden.
§ 7 Rechte und Pflichten der Mitglieder
(1) Alle Mitglieder haben die gleichen Rechte und Pflichten.
(2) Die Mitglieder sind verpflichtet, die Satzung, die Geschäftsordnung, die Geschäftsbedingungen und die Beschlüsse des Vereins zu befolgen.
§ 8 Organe des Vereins
(1) Organe des Vereins sind:
- die Hauptversammlung,
- der Vorstand,
- der Geschäftsführende Vorstand,
- der Finanzausschuss.
(2) Die Amtsdauer der Organe beträgt 4 Jahre.
§ 9 Hauptversammlung (Delegiertenversammlung)
Zusammensetzung und Teilnahmerecht
(1) Die Mitglieder üben ihre Rechte in Angelegenheiten des Vereins, repräsentiert durch Delegierte der Bezirksstellen, in der Hauptversammlung aus.
(2) Die Hauptversammlung besteht aus den gewählten Delegierten der Bezirksstellen, den Mitgliedern des Vorstandes und dem Finanzausschuss.
Einberufung und Beschlussfähigkeit
(5) Die Hauptversammlung wird vom I. Vorsitzenden, im Falle seiner Verhinderung vom II. Vorsitzenden, unter Bekanntgabe der Tagesordnung mit einer Frist von mindestens acht Wochen einberufen und geleitet. In dringenden Fällen ist eine fernmündliche oder in digitaler Textform übermittelte Einberufung möglich.
(6) Die Hauptversammlung ist nach Bedarf, mindestens jedoch einmal im Jahr einzuberufen. Sie ist ferner einzuberufen, wenn dies vom Vorstand oder von einem Drittel der Delegierten schriftlich unter Angabe des Beratungsgegenstandes beantragt wird.
Aufgaben
(10) Der Hauptversammlung ist insbesondere vorbehalten:
- die Aufstellung der Satzung des Vereins, der Geschäftsordnung, der Kassen- und Rechnungslegungsordnung,
- die Wahl des I. und II. Vorsitzenden und der Beisitzer und deren Stellvertreter im Vorstand,
- die Festsetzung des Mitgliedsbeitrages, des Verwaltungskostenbeitrages und sonstiger Umlagen,
- die Genehmigung des Haushaltsvoranschlages, der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung für das verflossene Rechnungsjahr,
- die Beschlussfassung über den Erwerb und die Veräußerung von Grundstücken und Gebäuden, die Bildung einer Betriebsmittelrücklage, die Entschädigung für ehrenamtliche Tätigkeiten, sowie die Errichtung oder Auflösung von Bezirksstellen oder des Vereins.
§ 10 Vorstand
Wahl und Zusammensetzung
(1) Der Vorstand besteht aus dem I. und dem II. Vorsitzenden und 3 Beisitzern.
(2) Gewählt werden können Mitglieder des Vereins, die von mindestens 4 Stimmberechtigten vorgeschlagen werden.
(3) Der Vorstand besteht aus dem I. und dem II. Vorsitzenden und 3 Beisitzern. Ferner sind 3 Stellvertreter zu wählen, die entsprechend ihrem Wahlrang an die Stelle eines ausgeschiedenen Beisitzers treten. Gewählt werden können Mitglieder des Vereins, die von mindestens 4 Stimmberechtigten vorgeschlagen werden. Der I. und der II. Vorsitzende müssen Ärzte sein. Die Vorschläge zur Wahl des I. und II. Vorsitzenden müssen spätestens sechs Wochen vor der Hauptversammlung in Textform bei der Hauptgeschäftsstelle des Vereins eingehen. Der Vorstand und die 3 Stellvertreter werden von der Hauptversammlung mit formal geheimer Stimmabgabe gewählt. Dem stehen Mehrfachstimmrechte nicht entgegen. Ist nur ein Wahlvorschlag eingebracht worden, erfolgt die Wahl der Vorgeschlagenen durch Akklamation.
(4) Der I. und II. Vorsitzende werden in jeweils getrennten Wahlgängen gewählt. Die Beisitzer und Stellvertreter werden in einem Wahlgang gewählt.
(5) Als I. Vorsitzender und als II. Vorsitzender ist gewählt, wer die Mehrheit der abgegebenen Stimmen erhält. Bei Stimmengleichheit erfolgt eine Stichwahl. Ergibt die Stichwahl Stimmengleichheit, so entscheidet das Los. Beisitzer und Stellvertreter werden der Reihenfolge nach gewählt, die der Abfolge der Stimmenmehrheit entspricht. Bei Stimmengleichheit entscheidet das Los über die Wahl und die Reihenfolge der Wahl.
(6) Scheidet der I. oder II. Vorsitzende des Vorstandes aus, hat unverzüglich eine Neuwahl für das frei gewordene Amt zu erfolgen. Scheidet ein Beisitzer aus, tritt der Stellvertreter an seine Stelle.
(7) Für die Wahl gilt im Übrigen § 9 Abs. 8 dieser Satzung.
Einberufung und Beschlussfähigkeit
(8) Der Vorstand fasst seine Beschlüsse in Sitzungen, die vom I. oder II. Vorsitzenden unter Bekanntgabe der Tagesordnung schriftlich, fernmündlich oder in digitaler Textform einberufen werden.
§ 11 Geschäftsführender Vorstand
(1) Der Geschäftsführende Vorstand besteht aus dem I. und II. Vorsitzenden des Vorstandes, dem Vorsitzenden des Finanzausschusses und den Hauptgeschäftsführern.
(2) Der Geschäftsführende Vorstand hat folgende Aufgaben:
- die Entwicklung und Konzeption neuer Strategien für die Erreichung des Vereinszweckes,
- die Optimierung und Organisation der Geschäftsabläufe für die Leistungserbringung gegenüber den Mitgliedern,
- die Vorbereitung der Sitzungen des Vorstandes.
§ 12 Finanzausschuss
(1) Der Finanzausschuss besteht aus dem Vorsitzenden und 2 Beisitzern.
(2) Der Vorsitzende des Finanzausschusses ist gleichzeitig Mitglied des Geschäftsführenden Vorstandes.
(3) Für die Wahl gilt § 10 Abs. 2 bis 5 dieser Satzung entsprechend.
(4) Der Finanzausschuss überwacht die Kassenführung des Vereins. Er prüft den Haushaltsvoranschlag und den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung und des Geschäftsberichtes, soweit er den Rechnungsabschluss erläutert.
§ 13 Deckung der Ausgaben
(1) Die Aufwendungen des Vereins werden aus Mitgliedsbeiträgen, Verwaltungskostenbeiträgen und Erträgen des Vereinsvermögens gedeckt.
(2) Für Leistungen, die die PVS im Sinne von § 2 Ziffer 4 und 5 der Satzung gegenüber ihren Mitgliedern erbringt, sind Verwaltungskostenbeiträge zu entrichten. Die Verwaltungskostenbeiträge bemessen sich nach den von den Mitgliedern eingereichten Honorarforderungen und werden von den Honoraren einbehalten. Die Höhe der Verwaltungskostenbeiträge bestimmt die Hauptversammlung. Die nach Erstellung des Jahresabschlusses nicht benötigten Verwaltungskostenbeiträge sind, unter Berücksichtigung von Rückstellungserfordernissen, an die Mitglieder zurückzuerstatten. Über die Höhe der Rückerstattung entscheidet der Vorstand gemäß § 10 Abs. 10 f).
(3) Wenn in einem Geschäftsjahr ein Zuschuss zur Bestreitung der notwendigen Aufwendungen und Rückstellungen erforderlich sein sollte, wird er für dieses Jahr der Betriebsmittelrücklage entnommen. Eine Nachzahlung darf nicht erhoben werden.
§ 14 Organisation der Bezirksstellen
(1) Die Mitglieder im Bereich einer Bezirksstelle bilden die Mitgliederversammlung. Alle Mitglieder sind gemäß § 7 dieser Satzung stimmberechtigt.
(2) Jede ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung ist ohne Rücksicht auf die Zahl der anwesenden Mitglieder beschlussfähig und fasst ihre Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit. Sie wählen einen aus dem Vorsitzenden und einem 1. und einem 2. Stellvertreter bestehenden Vorstand. Der Vorsitzende ist der Delegierte zur Hauptversammlung. Für die Wahl findet § 10 Abs. 1 bis 6 dieser Satzung entsprechende Anwendung.
(3) Das Stimmrecht der Delegierten in der Hauptversammlung richtet sich nach der Anzahl der ordentlichen Mitglieder in der von ihnen repräsentierten Bezirksstelle. Der Delegierte verfügt über eine Stimme in der Hauptversammlung, wenn die Mitgliederzahl nicht mehr als 100 beträgt. Mit jeder Überschreitung eines Schwellenwertes von 100 Mitgliedern erhält der Delegierte jeweils eine weitere Stimme (Mehrfachstimmrecht). Ein Mehrfachstimmrecht darf nur einheitlich ausgeübt werden. Für die Ermittlung des Mehrfachstimmrechts gilt die eine Woche vor der Abstimmung ermittelte Mitgliederzahl.
(4) Die Bezirksstellen sind bei der Durchführung aller ihnen übertragenen Aufgaben an die Beschlüsse der Organe des Vereins (§ 8) gebunden.
§ 15 Vertretung, Verwaltung und Haftung
(1) Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich. Vertretungsbefugt sind je zwei Vorstandsmitglieder.
(2) a) Der Vorstand beruft mindestens zwei Hauptgeschäftsführer als “Besondere Vertreter” im Sinne von § 30 BGB. Diese besorgen die laufenden wirtschaftlichen, verwaltungsmäßigen und personellen Angelegenheiten des Vereins. Näheres ist durch die Geschäftsordnung und durch die vom Vorstand beschlossene Dienstanweisung für den Hauptgeschäftsführer geregelt. Die Dienstanweisung hat Regelungen zu treffen, welcher Hauptgeschäftsführer der Hauptgeschäftsführung vorsitzt. b) Zu dem Tätigkeitsbereich der Hauptgeschäftsführer zählt zudem der Bereich der Vorfinanzierung der Honorarforderungen der Mitglieder (insbesondere die Prüfung der Bonität des Mitglieds, der Rahmenvertragsabschluss mit dem Mitglied und das Factoring). Diese Tätigkeit führen sie eigenverantwortlich durch. Der Vorstand bleibt insoweit Aufsichtsorgan. c) Ist nur ein Hauptgeschäftsführer bestellt, ist dieser alleinvertretungsberechtigt. Sind mehrere Hauptgeschäftsführer bestellt, vertreten diese den Verein gemeinsam. Soweit nicht bereits durch diese Satzung anders bestimmt, kann der Vorstand jedem einzelnen Hauptgeschäftsführer jedoch das Recht zur Alleinvertretung des Vereins übertragen und die Befreiung von den Beschränkungen des §181 BGB erteilen. Bei ausgehenden Zahlungen (bspw. durch Überweisung, Barzahlung, Barabhebung, Scheckausstellung) bedarf es der Freigabe durch zwei verfügungsberechtigte Personen. In diese Verfügungsberechtigung können neben dem Vorstand und den Hauptgeschäftsführern auch Angehörige der kaufmännischen Verwaltung einbezogen werden, und zwar jeder für sich in gemeinsamer Zeichnungsberechtigung mit IM-D-0008 – Version 2.4 Seite 8 von 9 einem Mitglied des Vorstandes, einem Hauptgeschäftsführer oder in eigener, gemeinsamer Zeichnungsberechtigung. d) Die Hauptgeschäftsführer sind Mitglied des Geschäftsführenden Vorstandes, ohne selbst stimmberechtigt zu sein.
(3) Der Vorstand kann den Hauptgeschäftsführern Vollmacht erteilen, innerhalb der Verwaltung und der ihnen übertragenen Aufgaben den Verein rechtsgeschäftlich zu vertreten.
(4) § 16 Der Verein haftet nur mit dem Vereinsvermögen.
§ 16 Rechnungslegung, Gerichtsstand
Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. Gerichtsstand ist der Sitz des Vereins.
§ 17 Auflösung
(1) Über die Auflösung des Vereins kann nur beschlossen werden, sofern die Auflösung als Gegenstand der Tagesordnung angekündigt worden war.
(2) War die zur Beschlussfassung über die Auflösung des Vereins einberufene Hauptversammlung nicht beschlussfähig, so ist binnen 2 Monaten eine neue Hauptversammlung einzuberufen.
(3) Sofern die Hauptversammlung nichts anderes beschließt, sind der I. und der II. Vorsitzende die gemeinsamen vertretungsberechtigten Liquidatoren.
(4) Das nach Beendigung der Liquidation vorhandene Vereinsvermögen fällt zu gleichen Teilen an die Mitglieder.
Geschäftsordnung
§ 1 Errichtung von Bezirksstellen
Zur Durchführung ihrer Aufgaben gliedert sich die PVS Niedersachsen in Bezirksstellen. Sitz und Bereich einer Bezirksstelle werden von der Hauptversammlung auf Vorschlag des Vorstandes bestimmt.
§ 2 Aufgaben des Vorstandes der Bezirksstellen
(1) Hinsichtlich Amtsdauer, Ergänzung und Beschlussfassung des Vorstandes der Bezirksstelle finden die §§ 8 (2) und 10 (1 bis 8) der Satzung sinngemäß Anwendung.
(2) Der Vorstand der Bezirksstelle erledigt die ihm durch die Satzung übertragenen und von der Hauptversammlung und vom Vorstand zugewiesenen Aufgaben mit der erforderlichen Sorgfalt und der gebotenen Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit in eigener Verwaltung und Verantwortung.
(3) Die Geschäfte des Vorstandes der Bezirksstelle werden von dem Vorsitzenden, im Verhinderungsfall durch seinen Stellvertreter, geführt.
(4) Zu den Aufgaben gehören insbesondere:
- Durchführung der Wahl des Vorstandes der Bezirksstelle und der Delegierten zur Hauptversammlung einschließlich der Ersatzmänner.
- Unterrichtung der Mitgliederversammlung über die Tätigkeit der Bezirksstelle. Einladungen zu einer Mitgliederversammlung sollen 14 Tage vor dem festgesetzten Termin erfolgen.
- Vorlage des Haushaltsvoranschlages und der Bilanz und Erfolgsrechnung für das jeweilige Geschäftsjahr nach den vom Vorstand und Finanzausschuss erlassenen Richtlinien zur Genehmigung durch die Hauptversammlung.
§ 3 Deckung der Ausgaben der Bezirksstellen
(1) Jede Bezirksstelle muss sich aus eigenen Mitteln erhalten. Die Höhe des Verwaltungskostenbeitrages setzt die Hauptversammlung für sämtliche Bezirksstellen einheitlich fest.
(2) Der Vorstand der Bezirksstelle ist berechtigt, mit Zustimmung des Vorstandes der PVS für den eigenen Bereich Sonderregelungen für die Erhebung des Verwaltungskostenbeitrages zu treffen:
- wenn Honorarforderungen mit einem besonders niedrigen Durchschnitt vorliegen,
- wenn nur solche zur Verrechnung übergeben werden, die bereits vom Mitglied selbst ohne Erfolg in Rechnung gestellt wurden, oder
- andere wichtige Gründe für eine Kostendeckung vorliegen.
§ 4 Bezeichnung der Bezirksstellen
Der Vorstand der PVS errichtet am Sitz der Bezirksstelle zur Erledigung der laufenden Geschäfte eine Geschäftsstelle. Die Bezirksstellen führen die Bezeichnung:
PrivatVerrechnungsStelle der Ärzte in Niedersachsen Bezirksstelle [Name der Bezirksstelle]
Dem Geschäftsführer bzw. dem Büroleiter der Bezirksstelle obliegt die Führung der laufenden Verwaltungsgeschäfte nach einer von der Hauptversammlung beschlossenen Dienstanweisung.
§ 5 Ausschüsse
Die von der Hauptversammlung und vom Vorstand gebildeten Ausschüsse legen die erarbeiteten Ergebnisse dem Vorstand vor. Der I. Vorsitzende oder ein von ihm bestellter Beauftragter kann an den Sitzungen der Ausschüsse teilnehmen.
§ 6 Beurkundungen der Beschlüsse
Über die Sitzungen der Organe des Vereins (§ 8 (1) der Satzung), der Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen der Bezirksstelle sowie der Ausschüsse sind Niederschriften anzufertigen, die vom Vorsitzenden zu unterschreiben sind.
Die Niederschriften müssen enthalten:
- den Ort und Tag der Sitzung bzw. Versammlung,
- die Zahl der geladenen und erschienenen Mitglieder,
- die Feststellung der satzungsmäßigen Berufung der Sitzung bzw. Versammlung,
- die Tagesordnung,
- die Feststellung der Beschlussfähigkeit, die gestellten Anträge sowie die gefassten Beschlüsse und vorgenommenen Wahlen.
Dabei ist jedes Mal die Art der Abstimmung und das Abstimmungsergebnis ziffernmäßig anzugeben.
§ 7 Finanzausschuss
(1) Sitzungen des Finanzausschusses finden nach Bedarf statt und sind vom Vorsitzenden des Finanzausschusses einzuberufen. Der I. Vorsitzende der PVS ist einzuladen.
(2) In allen finanziellen Fragen ist der Vorsitzende des Finanzausschusses oder ein von ihm benannter Vertreter zu hören. Widerspricht der Vorsitzende des Finanzausschusses oder der von ihm benannte Vertreter in finanziellen Fragen den Beschlüssen des Vorstandes, so ist der strittige Fall der Hauptversammlung zur Entscheidung vorzutragen.
(3) Der Vorsitzende des Finanzausschusses hat der Hauptversammlung Bericht über das Ergebnis der Prüfung der Kassenführung und Rechnungslegung, der Bilanz und Erfolgsrechnung und Haushaltsrechnung für das abgelaufene Rechnungsjahr, der Haushaltsvoranschläge und Nachträge zum Haushaltsplan zu erstatten.
§ 8 Sitzungen des Vorstandes
(1) Sitzungen des Vorstandes der PVS finden nach Bedarf statt.
(2) Die Einladungen unter Bekanntgabe der Tagesordnung ergehen 14 Tage vor dem Sitzungstermin; erforderliche Unterlagen werden rechtzeitig zugestellt. Wenn die Sachlage es erfordert, kann die Einladungsfrist verkürzt werden.
(3) Der Vorsitzende des Finanzausschusses oder ein von ihm benannter Vertreter ist zu den Vorstandssitzungen einzuladen.
§ 9 Geschäftsführung des Vorstandes
(1) Der Vorstand ist das geschäftsführende Organ des Vereins. Er hat bei Wahrnehmung seiner Aufgaben Gesetz, Satzung und die Beschlüsse der Hauptversammlung zu beachten.
(2) Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich; vertretungsbefugt sind je zwei Vorstandsmitglieder. Vertretungsbefugt sollen sein: der I. und II. Vorsitzende, im Verhinderungsfall der I. oder II. Vorsitzende mit einem Vorstandsmitglied.
(3) Der Vorstand hat die Aufgabe, die Geschäftsführung der Bezirksstellen einheitlich auszurichten und wirtschaftlich zu gestalten.
(4) Die Geschäfte werden vom I. Vorsitzenden, im Verhinderungsfall vom II. Vorsitzenden oder einem beauftragten Vorstandsmitglied mit Hilfe der am Sitz des Vereins errichteten Geschäftsstelle geführt.
§ 10 Hauptversammlung
(1) Über die Aufnahme von Anträgen zur Tagesordnung der Hauptversammlung entscheidet der Vorstand.
(2) Über Anträge, die nicht auf der Tagesordnung stehen, kann nur Beschluss gefasst werden, sofern sich die Hauptversammlung mit der Behandlung des Gegenstandes einverstanden erklärt.
§ 11 Wahlausschuss
(1) Zur Durchführung der Wahl der Organe (§ 8 der Satzung) beruft der Vorstand einen Wahlausschuss.
(2) Der Wahlausschuss besteht aus dem Wahlleiter und 2 Beisitzern. Die Mitglieder des Wahlausschusses dürfen nicht Mitglieder der Organe des Vereins sein.
(3) Der Wahlleiter teilt das Ergebnis der Wahl dem Leiter der Hauptversammlung mit.
§ 12 Einstellung, Entlassung und Besoldung der Angestellten der PVS
(1) Die Bezirksstellen sollen im Allgemeinen einen kaufmännischen Geschäftsführer oder Büroleiter haben, dessen dienstlicher Vorgesetzter der jeweilige Bezirksstellenvorsitzende ist.
(2) Über Einstellung, Versetzung und Entlassung des Geschäftsführers oder des Büroleiters entscheidet der Vorstand, wobei den Wünschen der Bezirksstelle weitgehend Rechnung getragen werden soll. Im Streitfall entscheidet die Hauptversammlung.
(3) Einstellung und Entlassung von Angestellten werden im Auftrag des Vorstandes vom Bezirksstellenvorstand vorgenommen.
§ 13 Entschädigung für Organmitglieder und Nichtorganmitglieder
Die Mitglieder des Vorstandes und des Finanzausschusses, der Ausschüsse des Vereins, der Bezirksstellenvorstände und die Delegierten der Hauptversammlung erhalten für Sitzungen und Dienstreisen und die damit verbundenen Auslagen eine Entschädigung, deren oberste Grenze von der Hauptversammlung festgelegt wird.
§ 14 Ausführungs- und Ergänzungsbestimmungen
Zu dieser Geschäftsordnung können vom Vorstand, im Einvernehmen mit den Bezirksstellenvorständen und dem Finanzausschuss, Ausführungs- und Ergänzungsbestimmungen erlassen werden. Bei Unstimmigkeiten entscheidet die Hauptversammlung.
§ 15 Schlussbestimmung
Diese Geschäftsordnung tritt am 17.12.1969 in Kraft. Beschlossen am 17.12.1969 durch die Hauptversammlung der PrivatVerrechnungsStelle der Ärzte in Niedersachsen. Zuletzt geändert am 07.09.2019 durch die Hauptversammlung der PVS Niedersachsen.
Geschäftsbedingungen
Vorbemerkung
Die PrivatVerrechnungsStelle der Ärzte in Niedersachsen (PVS) ist eine auf berufsständische Grundlage gebildete Vereinigung. Der satzungsmäßigen Aufgabenstellung und Ihrem Wesen als Selbsthilfeeinrichtung der in ihr zusammengeschlossenen Mitglieder entsprechend, dient die PVS der unmittelbaren wirtschaftlichen Förderung ihrer Mitglieder.
Die PVS will ihre Mitglieder weitgehend von Arbeiten entlasten oder befreien, welche mit ihrem eigentlichen Aufgabenbereich, dem Dienst an der Volksgesundheit, nichts zu tun haben.
Die PVS ist keine Einziehungsstelle für säumige Schuldner.
Nach § 7 der Satzung haben die Mitglieder das Recht, die Einrichtungen des Vereins in Anspruch zu nehmen. Das Mitglied bestimmt selbst, inwieweit es sich der Hilfe der PVS im betrieblichen Buchführungs- und Rechnungswesen bedienen will.
Umfang der Dienstleistungen der PVS
Die Hilfe im betrieblichen Buchführungs- und Rechnungswesen umfasst:
die Honorarberechnung,
das Schreiben der Liquidationen,
Erstellung des Nachweises über die Rechnungsausgänge, buchmäßige Erfassung der Zahlungseingänge, Nachweis über die Abwicklung der Honorarforderungen, die laufende Überwachung der Honorarforderungen, die Bearbeitung der Ratenzahlungs- und Stundungsgesuche und der- gleichen.
Die Beschränkung der Inanspruchnahme auf abgrenzbare Teil-Dienstleistungen der PVS
a) nur Honorarberechnung,
b) Honorarberechnung, Schreiben der Liquidationen auf Rechnungsvordrucken des Mitgliedes und Erstellung des Rechnungsausgangs-Nachweises
ist möglich.
Nachstehende Geschäftsbedingungen bilden die Grundlage für den Geschäftsverkehr zwischen der PVS einerseits und den ihr beigetretenen Ärzten andererseits.
I. Abrechnungsverfahren
Die PVS bearbeitet die ihr übergebenen Honorarforderungen schnell, gewissenhaft, mit dem den Patienten gegenüber gebotenen Takt und unter Beachtung der verkehrsüblichen Sorgfalt. Die Art der rechnungsmäßigen Abwicklung bleibt grundsätzlich der PVS überlassen; sie wird sich aber weitestgehend den Wünschen und den betrieblichen Belangen der Mitglieder anpassen.
Krankenblatt
Zur Aufzeichnung und Berechnung der Leistungen werden den Mitgliedern Krankenblätter (Rechnungsblätter) übergeben. Für jeden Patienten ist ein Blatt auszufüllen.
Eine Übertragung der Aufzeichnungen auf die von der PVS zur Verfügung gestellten Krankenblätter kann entfallen, wenn das Mitglied eigene Vordrucke verwendet, aus denen die
Angaben über den Zahlungspflichtigen, den Behandelten, Diagnose und die Gebührenziffern der ärztlichen Leistungen hervorgehen.
Die Krankenblätter (einfach) können der PVS jederzeit zur Rechnungsstellung übergeben werden. Im Hinblick auf die Erstattungspflicht der privaten Krankenversicherungen ist es angebracht, die Rechnungen nicht später als 1/4 Jahr nach Behandlungsabschluss einzureichen. In eiligen Fällen können auch einzelne Blätter übergeben werden.
Rechnungen an Mitglieder der Krankenversorgung der Bundesbahnbeamten (KVB), an Berufsgenossenschaften, Angehörige der Bundeswehr und Polizei werden von der PVS nach den Vertragssätzen aufgestellt.
Abrechnungsblatt (Rechnungsausgangs-Nachweis)
Aufgrund der Krankenblätter werden die Rechnungen geschrieben. Über die versandten Rechnungen erhält das Mitglied als Bestätigung ein Abrechnungsblatt (listenmäßige Übersicht), aus dem Rechnungsempfänger, Rechnungsbeträge, Rechnungsnummern und Rechnungsdaten, Gesamthonorarsumme und der berechnete Verwaltungskostenbeitrag zu ersehen sind.
Kontoauszug (Abrechnung)
Die an die PVS geleisteten Zahlungen der Patienten werden unter Nennung der Namen und der Rechnungsnummern im Kontoauszug erfasst. Die Kontoauszüge werden vierteljährlich zur Verfügung gestellt. Am Vierteljahresende nennt der Kontoauszug neben den Gutschriften und Lastschriften auch die Summe der bei Abschluss des Kontos noch ausstehenden (unbezahlten) Forderungen an die Patienten. Am Ende jeden Monats werden Abschläge auf das vorhandene Guthaben und zum Quartalsende das gesamte Guthaben an das Mitglied überwiesen. Abrechnungen, Aufstellungen, Auszüge usw. gelten als genehmigt, falls nicht innerhalb einer Frist von 4 Wochen Einwendungen geltend gemacht werden.
DZ-Auszug (Direktzahlungen, Honorarerlasse und Honorarstreichungen)
Werden vom Mitglied ausnahmsweise Zahlungen von Patienten entgegengenommen, die eine Rechnung von der PVS erhielten, so sind diese Zahlungen umgehend der PVS mitzuteilen. Kartenvordrucke hierfür stellt die PVS zur Verfügung.
Wenn Honorarforderungen ganz oder teilweise erlassen werden, ist die PVS sofort zu verständigen (Kartenvordruck).
Die an das Mitglied geleisteten Direktzahlungen, Honorarerlasse, Honorarstreichungen und die an die Rechtsschutzstelle zur gerichtlichen Einziehung übergebenen Forderungen werden durch den DZ-Auszug nachgewiesen.
Mahnungen
Nach Ablauf der in der Rechnung genannten Zahlungsfrist wird zunächst höflich an die Zahlung erinnert; später wird energisch gemahnt – immer aber werden hierbei die besonderen Wünsche der Mitglieder berücksichtigt und bei den Patienten gesammelte Erfahrungen beachtet
Gerichtliche Einziehung von Honorarforderungen
Die gerichtliche Einziehung von Honorarforderungen gehört nicht zu den Aufgaben der PVS. Werden derartige Maßnahmen erforderlich, werden die Forderungen, soweit das Mitglied keine gegenteiligen Anweisungen erteilt, der Rechtsschutzstelle der Ärzte-, Zahnärzte- und Tierärzteschaft Hannover übergeben.
Mit der letzten außergerichtlichen Mahnung (Ankündigung der gerichtlichen Einziehung) erhält das Mitglied eine Mitteilung darüber, dass der Patient nicht gezahlt hat. Die Benachrichtigung ist gleichzeitig Anfrage, ob gerichtliche Schritte eingeleitet werden sollen und wie weit das Verfahren im Einzelfall durchgeführt werden soll.
II. Aufbringung der Mittel zur Deckung der Verwaltungskosten der PVS
Die Finanzierung der Tätigkeit des Vereins wird durch einen Mitgliedsbeitrag und einen Verwaltungskostenbeitrag, deren Höhe von der Hauptversammlung festgesetzt werden, sichergestellt.
Die PVS arbeitet nach dem Kostendeckungsprinzip. Nicht zur Deckung der Kosten benötigte Verwaltungskostenbeiträge werden nach Bildung einer angemessenen Betriebsmittelrücklage am Jahresende nach den Weisungen der Hauptversammlung an die Mitglieder erstattet.
Mitgliedsbeitrag
Jedes Mitglied hat einen monatlichen Mitgliedsbeitrag im Sinne des § 8 Abs. 1 des Körperschaftssteuergesetzes zu entrichten.
Aus Vereinfachungsgründen wird der monatliche Mitgliedsbeitrag dem Mitglied im 1. Vierteljahr für das laufende Jahr auf dem Abrechnungskonto belastet
Verwaltungskostenbeitrag
Für die Hilfe im betrieblichen Buchführungs- und Rechnungswesen wird ein prozentualer Verwaltungskostenbeitrag von der Summe der eingereichten Honorarforderungen einbehalten.
Der Verwaltungskostenbeitrag wird dem Abrechnungskonto des Mitgliedes nach dem Versand der Honorarrechnungen belastet.
Die einzelnen Bezirksstellen sind berechtigt, mit Zustimmung des Vorstandes der PVS, für den eigenen Bereich durch Beschluss Sonderregelungen zu treffen, wenn
a) Rechnungen mit einem besonders niedrigen Durchschnitt oder
b) nur Honorarforderungen übergeben werden, die bereits vom Mitglied selbst ohne Erfolg in Rechnung gestellt worden waren oder
c) andere wichtige Gründe für eine unzureichende Kostendeckung vorliegen.
Die genehmigten Beschlüsse werden für den Bereich der jeweiligen Bezirksstelle Gegenstand dieser Geschäftsbedingungen.
Mit dem Verwaltungskostenbeitrag sind die Ausgaben für die Bearbeitung, für Drucksachen, Formulare, Porti, Nachnahmegebühren, Einwohnermeldeamtsgebühren sowie für das außergerichtliche Mahnverfahren abgegolten.
III. Abschlag an Mitglieder
Abschlag
Die PVS kann auf Antrag und im Rahmen ihrer verfügbaren flüssigen Mittel auf neu eingereichte Honorarforderungen und auf die Außenstände an unbezahlten Honorarforderungen einen Abschlag bis zur Höhe von 80 % zahlen.
Von Abschlägen sind Forderungen ausgenommen, die das Mitglied bereits selbst ohne Erfolg in Rechnung gestellt hat.
Zinsen werden für die Abschläge nicht berechnet.
IV. Geldverkehr
Für jedes Mitglied wird bei der PVS mindestens ein Konto angelegt. Die PVS zahlt den Mitgliedern die entstandenen Geldforderungen wie folgt:
- Abschlag
- Monatliche Guthabenauszahlung
- Quartalsweise Guthabenauszahlung
Die PVS leistet die Zahlungen nur bargeldlos, d.h. durch Überweisung auf eine bei einem deutschen Kreditinstitut bestehende Kontoverbindung des Mitglieds.
V. Willenserklärungen und Aufträge
Alle Willenserklärungen, Anzeigen, Aufträge usw. sind für die PVS nur verbindlich, wenn sie ihr rechtzeitig in schriftlicher Form zugegangen sind. Für nicht in deutlicher, schriftlicher Form zugegangene Aufträge usw. sowie für Fehler, Irrtümer oder Missverständnisse im telegrafischen, telefonischen usw. Verkehr kann die PVS für die ordnungsgemäße und rechtzeitige Ausführung keine Gewähr übernehmen.
Auskünfte und Empfehlungen jeder Art erteilt die PVS nach bestem Wissen unter Ausschluss jeder Verantwortlichkeit und Haftung. Eine stillschweigende Haftungsübernahme ist ausgeschlossen
Datenschutzgrundverordnung seit dem 25.05.2018
Die beigefügte „Ergänzung zu den vertraglichen Vereinbarungen des Geschäftsbesorgungsverhältnisses an das neue Datenschutzrecht mit Wirkung vom 25.05.2018“ gilt seit dem 25.05.2018
Ergänzung zu den vertraglichen Vereinbarungen des Geschäftsbesorgungsverhältnisses an das neue Datenschutzrecht mit Wirkung vom 25.05.2018
Präambel
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt seit dem 25.05.2018 auch in Deutschland. Zum gleichen Datum trat eine Vielzahl von Änderungen gesetzlicher Regelungen für den Datenschutz in Kraft, insbesondere ein völlig neu gestaltetes Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Weitere Änderungen sind vom Gesetzgeber angekündigt, aber noch nicht erlassen worden.
Da dieses Dokument zugleich der Beschreibung des Abrechnungsprozesses mit der PVS dient, sollten Sie dieses Ihren Nachweisen zu Ihrem Verarbeitungsverzeichnis hinzufügen, um es im Falle einer Nachfrage der Datenschutzbehörden oder den Patienten gegenüber transparent machen zu können. Alle wesentlichen Inhalte können Sie auch in der Transparenzerklärung der PVS auf unserer Website unter www.pvs-niedersachsen.de/transparenz abrufen.
Um Ihnen den Umgang mit der DSGVO in der Praxis zu erleichtern, wollen wir den Abrechnungsprozess mit Ihnen in gemeinsamer Verantwortung gemäß den Vorschriften des Art. 26 Abs. 3 DSGVO gestalten (Joint Controlling). Gemeinsam legen wir daher die Zwecke und die Mittel zur Verarbeitung der Patientendaten zu Abrechnungszwecken fest. Der Betroffene kann bezüglich dieses Prozesses seine aus der DSGVO resultierenden Rechte gegenüber jedem von uns als Verantwortliche Stelle geltend machen.
Formulare und Informationen für Patienten
Es gelten die an die DSGVO seit dem 25.05.2018 angepassten Formulare für die Einwilligungserklärungen der Patienten. Da zwischen den zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder leider in einigen für den Gesundheitsbereich wichtigen Fragen noch keine Einigung besteht, haben wir uns entschieden, auf die Einholung dieser Einwilligungen trotz geänderter Gesetzeslage zunächst nicht zu verzichten. Wir gehen aber weiter davon aus, dass Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Patientendaten durch Ihre Praxis der jeweilige Behandlungsvertrag gem. § 630a BGB ist und dieser bereits gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h i.V.m Art. 9 Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1b BDSG auch die Weitergabe aller für die Abrechnung mit dem Patienten notwendigen Daten an die PVS ermöglicht.
Wie bisher auch, bleibt es daher in Ihrer alleinigen Verantwortung, alle Ihre Patientinnen und Patienten auf nachweisbare Weise über die in Ihrer Praxis stattfindenden Datenverarbeitungen zu informieren (Musterinformation zum Datenschutz KBV) und die von uns zur Verfügung gestellten Muster-Einwilligungserklärungen, versehen mit Ihrem Praxisstempel, von jedem
Patienten vor Weitergabe der Daten an uns, unterschreiben zu lassen. Die Dokumentation der Einwilligung des Patienten haben Sie mit der Patientenakte zu verwahren und auf Verlangen jederzeit an uns oder gegebenenfalls auch an eine Aufsichtsbehörde zu übermitteln.
Eine digitale Verwahrung ist möglich, wenn Sie die aktuellen Vorgaben zum beweissicheren Scannen einhalten. Dabei sind die Sicherheitsziele „Integrität“, „Authentizität“, „Lesbarkeit“ „Vollständigkeit“, „Nachvollziehbarkeit“, „Verfügbarkeit“, „Verkehrsfähigkeit“, „Vertraulichkeit“ und „Löschbarkeit“ einzuhalten. Die Information des
Patienten müssen Sie gegebenenfalls nachweisen können, z.B. durch Vermerk in der Patientenakte oder Bestätigung durch Ihr Personal. Eine Veröffentlichung auf der Website, ein Aushang in der Praxis oder das Auslegen dieser Dokumente allein reicht dagegen nicht aus, kann aber ergänzend vorgenommen werden, was wir Ihnen auch empfehlen.
Erhebung und Übermittlung von Abrechnungsinformationen an die PVS zur Erfüllung des Behandlungsvertrages
Legen zwei oder mehr Verantwortliche gemeinsam die Zwecke der und die Mittel zur Verarbeitung fest, so agieren sie als „gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche (Art. 26 DSGVO)“. Damit ein Betroffener die aus der DSGVO resultierenden Rechte gegenüber jedem Einzelnen der Verantwortlichen geltend machen kann, bedarf es einer konkreten Festlegung der Zwecke und Zuständigkeiten.
Ihre Verantwortlichkeit
Die Erhebung und Verarbeitung von Daten durch Sie erfolgt zu Zwecken der Heilbehandlung und im Rahmen der Durchführung des Behandlungsvertrages. Dies sind insbesondere Name, Geburtsdatum, Anschrift, Diagnose, Gesundheitsdaten, der Untersuchungs- und Behandlungsdaten sowie abrechnungsrelevanten Daten des Patienten. Ihre Datenverarbeitung dient in erster Linie Zwecken der Dokumentation einer Diagnose und der Behandlung des Patienten. Ebenso können der Verlauf der Therapie, die Krankengeschichte, Vorbefunde, Medikamentenpläne oder Aufnahmen verarbeitet werden. Darüber hinaus werden von Ihnen Daten erhoben, um Termine zu verwalten und mit dem Patienten kommunizieren zu können. Soweit Sie solche Daten nicht zu Abrechnungszwecken an die PVS weitergeben oder sie im Rahmen der (gegebenenfalls gerichtlichen) Begründung einer Rechnung auch für die PVS erforderlich sind, bleiben ausschließlich Sie für alle Datenverarbeitungen verantwortlich. Insoweit bleibt Ihre Praxis allein Verantwortliche Stelle der Datenverarbeitung und Ansprechpartner für den betroffenen Patienten (s. hierzu auch Ziff. 1).
Verantwortlichkeit der PVS
Zur ordnungsgemäßen Abrechnung von Privatleistungen des Behandlungsvertrages ist es darüber hinaus erforderlich, zur Erstellung der Rechnungen und ihrer Verwaltung, sowie gegebenenfalls der Weiterleitung von Forderungen an die PVS Daten zur weiteren Verarbeitung an die PVS weiterzugeben. Bei Vorliegen der Voraussetzungen werden die erforderlichen Daten zudem auch zum Zweck der Vorfinanzierung ärztlicher Honorarrechnungen, sowie des Forderungseinzugs an die PVS weitergegeben.
Die PVS erstellt eine Honorarrechnung aus privatärztlicher Behandlung auf Grundlage der jeweils geltenden Gebührenordnungen anhand der vollständig von Ihnen übermittelten Patienten- und Behandlungsdaten zu den abrechnungsfähigen Leistungen. Dabei müssen zum Zwecke der
Rechnungsstellung insbesondere Name, Geburtsdatum, Anschrift, Diagnose, Untersuchungs- und Behandlungsdaten des Patienten an uns weitergegeben werden.
VII. Allgemeines
Gerichtsstand ist der Sitz des Vereins.
Erfüllungsort für beide Teile sind die Geschäftsräume der zuständigen Bezirksstelle.
Bei Beendigung der Mitgliedschaft wickelt die PVS die noch unbezahlten Honorarforderungen ab, soweit nichts anderes vereinbart wird.
Zum Zeitpunkt der Beendigung der Mitgliedschaft bestehende Forderungen der PVS werden sofort fällig.
Bekanntmachungen jeder Art werden im Niedersächsischen Ärzteblatt und im Mitteilungsblatt der Zahnärztekammer und der KZV Niedersachsen veröffentlicht oder durch Rundschreiben bekannt gegeben.
